Jaka jest rola protokołu zdawczo-odbiorczego przy wynajmie mieszkania?
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania szczegółowo opisuje stan nieruchomości i jej wyposażenie w momencie przekazania kluczy najemcy, a także w chwili zakończenia umowy najmu. Jego sporządzenie nie jest wymagane, ale zalecane, ponieważ w znacznym stopniu może ułatwić dochodzenie roszczeń wynikających ze zniszczenia elementów lokalu lub uszkodzenia jego wyposażenia.
Protokół zdawczo-odbiorczy powinien stanowić załącznik do każdej umowy najmu nieruchomości, bo chroni on obie strony przed wzajemnymi roszczeniami. Powinien być on sporządzony w dwóch jednakowych egzemplarzach dla każdej ze stron. Sporządza się go w chwili zawierania umowy najmu niezależnie od jego rodzaju oraz w trakcie rozliczenia po jej zakończeniu.
Po co sporządzamy protokół zdawczo – odbiorczy?
Głównym zadaniem protokołu zdawczo-odbiorczego jest udokumentowanie stanu technicznego lokalu, jego wyposażenia, oraz stanu poszczególnych mebli i urządzeń znajdujących się w mieszkaniu.
Zawarte dane będą stanowiły ważny dowód w przypadku późniejszych roszczeń właściciela związanych z uzyskaniem rekompensaty za skradziony lub uszkodzony sprzęt. Dokument ten zabezpiecza właściciela nieruchomości w sytuacji, gdy faktycznie z winy najemcy poniesie on stratę finansową. Z drugiej strony zabezpiecza też osobę wynajmującą i pozwoli potwierdzić stan faktyczny, jeśli roszczenia właściciela będą bezpodstawne.
Co powinien zawierać protokół?
Protokół zdawczo-odbiorczy nieruchomości powinien zawierać szczegółowe dane jej właściciela oraz dane najemcy. Powinny w nim być też podane dane nieruchomości: jej rodzaj i szczegółowy adres. Protokół powinien też mieć datę, a nawet godzinę jego sporządzenia.
Wpisać w nim można również uwagi i dodatkowe ustalenia stron, kod do domofonu i liczbę kompletów kluczy. Na końcu powinien zostać podpisany. Żadne przepisy nie regulują, jak informacje powinny być podane w protokole, zależy to od indywidualnych ustaleń między stronami umowy.
W protokole zdawczo-odbiorczym należy umieścić opis ścian, podłóg, drzwi, okien i instalacji. Wymienione powinny zostać meble, wartościowy sprzęt elektroniczny oraz inne urządzenia będące w mieszkaniu. Warto szczegółowo opisać stan przedmiotów, które będą intensywnie użytkowane i mogą ulegać zużyciu. W takim przypadku łatwo będzie określić uszkodzenia, które nie będą wynikać z normalnego, codziennego użytkowania.
Jeśli jakiś sprzęt jest częściowo zużyty, nosi ślady użytkowania lub jest niesprawny, powinno to również zostać szczegółowo opisane w protokole. Dzięki temu możliwe będzie określenie, jakie uszkodzenia zostały spowodowane przez najemcę.
Protokół zdawczo-odbiorczy warto uzupełnić o dokumentację fotograficzną.
W protokole odbiorczym podajemy również odczyty z liczników wody, prądu i gazu wraz z podaniem numerów urządzeń pomiarowych, co będzie później podstawą do rozliczenia zużycia.
Rozliczenie umowy
Kaucja wpłacona przez najemcę nie powinna być oddawana od razu przy zwrocie kluczy. W umowie powinna być zawarta informacja, w jakim czasie właściciel rozliczy kaucję. Pozwoli to na dokładne sprawdzenie stanu lokalu i wyposażenia z protokołem spisanym przy zawieraniu umowy.
Aby najemca nie został obciążony kosztami napraw usterek powstałych po zakończeniu najmu, spisuje się drugi analogiczny protokół, który udokumentuje stan nieruchomości w momencie zwolnienia lokalu przez najemcę.